¿Cuántas horas a la semana se pierde en una empresa en tareas administrativas que podrían dedicarse a vender, innovar o escalar tu negocio? Llevar la contabilidad en una hoja de cálculo o, lo que es peor, en una libreta. Organizar a los trabajadores para cubrir los turnos de vacaciones. Conocer las horas extra realizadas y ponerlas correctamente en la nómina. Son muchas tareas que, de forma manual, se llevan horas que, al cabo del año suponen una inversión económica de miles de euros que, aunque no se contabilizan, sí que existen.
Esta realidad está presente en una buena parte del tejido empresarial español, dominado por pequeñas y medianas empresas. De hecho, en la mayoría de las ocasiones, el freno para el crecimiento de las organizaciones no no suele ser la falta de clientes, sino la ineficiencia de sus procesos internos al continuar basada en la era del papel, los blocs de notas y los archivos locales en hojas de cálculo aisladas llega a su fin.
Para cambiar la situación de las empresas españolas, reducir el fraude fiscal e impulsar la digitalización, el Gobierno de España ha apostado por dos normativas que, en los próximos meses, supondrán una revolución para el tejido empresarial español: el Real Decreto 1007/2023, que contempla Verifactu y afecta a los programas de facturación, y la Ley Crea y Crece.
Errores y riesgos de la gestión manual
Picar datos a mano duplica la tasa de error en los importes, tipos de IVA y datos de clientes. Pero el problema de trabajar con papel y bolígrafo cuando hablamos de facturación es mayor: la falta de visibilidad dificulta saber en tiempo real qué facturas están cobradas o pendientes. ¿El resultado? Decisiones financieras fallidas basadas en información incompleta o desactualizada.
Y luego está el riesgo de incumplir con la normativa que llegará en enero de 2027 con Verifactu: utilizar hojas de cálculo o procesadores de texto sin mecanismos de control ni trazabilidad para gestionar facturas será ilegal. Sin matices. La ley establece que a partir de esa fecha las empresas deberán utilizar un software de facturación homologado o se enfrentarán a sanciones que pueden llegar a los 50.000 euros.
De ahí la obligación de pasar del papel a la nube mediante la incorporación y uso de estos programas de facturación homologados que generan huellas digitales (hash SHA-256), códigos QR y registros de encadenamiento para ofrecer una trazabilidad completa de la facturación y evitar el fraude fiscal.
La nube como motor de eficiencia operativa y laboral
La gestión eficiente de una empresa no acaba en las ventas y en la facturación. La gestión de la plantilla es otro pilar crítico y, además, uno de los más complicados. Un ejemplo es el cálculo de las nóminas para lo que se requiere tener en cuenta aspectos como convenio laboral, retenciones, finiquitos, liquidaciones salariales, vacaciones, horas extra…
Una acumulación de datos e información que suelen dar lugar a errores que, a su vez, pueden suponer sanciones y multas por parte de la Agencia Tributaria. Para mejorar la eficiencia en este ámbito empresarial, la implantación de un programa para nóminas se ha vuelto esencial en el mundo corporativo. Entre las ventajas de su implantación, destacan:
- Reducción de errores. Este software automatiza cálculos y evita fallos humanos en las nóminas relacionados con IRPF u otro tipo de conceptos.
- Cumplimiento normativo. Los desarrolladores de estas herramientas actualizan los programas según los cambios legales, asegurando que la empresa siempre cumple la normativa vigente.
- Ahorro de tiempo. El uso de estos programas libera al departamento de RR.HH. de tareas repetitivas, permitiendo dedicar más recursos a tareas de mayor valor.
- Mayor eficiencia. Estos programas automatizan tareas repetitivas y mejora la gestión del tiempo, al agilizar las comunicaciones y los trámites laborales.
- Mejora del clima laboral. La precisión en las nóminas aumenta la confianza y satisfacción de los empleados, reduciendo y eliminando uno de las causas más habituales del burn out profesional.
- Autoservicio para empleados. Los programas de nóminas suelen incluir módulos para gestionar las vacaciones o hacer consultas, reduciendo la carga administrativa y mejorando la experiencia de los trabajadores.
- Mejor control y análisis. Un programa de nóminos es capaz de elaborar informes detallados y hacer análisis para ayudar a los responsables a tomar decisiones basadas en datos.
Digitalizar para crecer
Por todas estas ventajas, las empresas deben ver que la digitalización de su facturación y de sus procesos laborales es la oportunidad definitiva para profesionalizar la estructura de la compañía ahorrar costes y liberar tiempo a sus empleados para hacerla crecer al centrarse en tareas de valor añadido. Cumplir con Hacienda debe ser solo una parte de la ecuación.
Con esta visión en mente, es el momento de dar el salto tecnológico y aprovechar los ERP que existen hoy en día en el mercado para aumentar la productividad laboral y situar la empresa en la era tecnológica que vivimos. Y, también, para cumplir con las obligaciones que Verifactu y la nueva facturación electrónica traerán a las empresas.
